WORKPLACE CHANGE

Was ist Workplace Change?


Workplace Change ist eine ganzheitliche Herangehensweise für das Zusammenwirken der räumlichen Gestaltung von Arbeitswelten mit guten und neuen Formen des gemeinsamen Arbeitens aus „New Work“ und der Gesunden Organisation.

Neue Arbeitswelten – Die Bedeutung von Umgang und Umfeld


Der Umzug in ein neues Gebäude oder einen anderen Gebäudeteil, neu zusammengestellte Teams oder das Errichten komplett neuer Geschäftseinheiten sind Anlässe, um die Raumsituation zu überdenken.

Gedanken zu der Nutzung von Räumlichkeiten führt schnell zu Überlegungen zum generellen Nutzen des Raums. Was sollte und kann in Räumlichkeiten stattfinden? Der Raum wirkt auf die Organisation und auf die Menschen darin. Er befördert oder blockiert gute Prozesse, Kommunikation und Kooperation.

Eine gegebene Raumsituation, an die sich alles andere anpassen muss, limitiert ganze Geschäftsideen und Geschäftseinheiten. Für neue Formen der Zusammenarbeit („New Work“) braucht es Räume, in denen neue Arbeit auch möglich ist.

Räume müssen atmen … und sind heute oft Potenzialverhinderer


Morgens im Scrum Stand-up, dann Video-Konferenz mit dem Kunden, Mitarbeiterbesprechung unter vier Augen, Design-Thinking im Team bis zum frühen Nachmittag, und dann nochmals Rückzug für die Arbeit an einem Konzept …. so wechseln sich Formate der Arbeit und Zusammenarbeit schnell ab.

Und so unterschiedlich sind die Anforderungen an den Raum. Räume müssen heute alle diesen verschiedenen Arbeits-Formaten gerecht werden, die Möglichkeiten dafür bieten und sich flexible nutzen lassen.

Die Realität sieht dagegen anders aus. Räume sind sehr oft von wirtschaftlicher Rationalität geprägt und überlagern die Lebens- und Arbeitsqualität der Menschen, die dort arbeiten. Das führt zu Reibungsverlusten und ist mehr Potenzialverhinderung als Potenzialentfaltung.

Indikatoren dafür sind innere Kündigungen, Depressionen und tatsächliche Kündigungen, die mit einer erhöhten Personalfluktuation einhergehen. Schätzungen zu Folge reicht der Verlust an die 50% der Personalkosten.

REFLECT Whitepaper „Change Management“


Jeder Veränderungsprozess wirft bei den Mitarbeitern und Führungskräften Fragen nach der Notwendigkeit und den Zielen der Veränderung auf. Durch die gemeinsame Formulierung einer Vision wird das Management zum Initiator der Veränderung und gibt den Startschuss für den Prozess. Dadurch werden auch insbesondere emotionale Aspekte positiv beeinflusst. Der daraus generierte, emotionale Nutzen fördert nicht nur das Gemeinschaftsgefühl einer Organisation, sondern auch die Bedeutsamkeit jedes Einzelnen.

Change ist nicht mehr die Ausnahme, sondern wird zur täglichen Herausforderung und Chance.

Das REFLECT Whitepaper erläutert die Grundlagen, Methoden, Abläufe und Erfolgsfaktoren des Change Managements.

Umfeld und Umgang – Der Raum und seine vielfältigen Auswirkungen


Ein flexibel nutzbares Raumkonzept steht für das Umfeld, in der Arbeit, Zusammenarbeit und Kommunikation stattfinden. Und Umgang für das, was in der Raum-Umgebung stattfindet, stattfinden kann oder stattfinden soll.

Umfeld und Umgang müssen zusammenkommen und zusammen gedacht werden. Workplace Change ist der Weg, beides zusammen zu bringen. Es ist eine Notwendigkeit, den Raum als eine Komponente, in der Unternehmenskultur, Kommunikation, bei der Gestaltung von Prozessen und letztendlich in allen Aspekten der Führung mitzudenken. Umgekehrt beeinflussen diese Aspekte die Anforderungen an den Raum.

Im Workplace Change integrieren wir Umfeld und Umgang.

Räume sind oft nicht so gestaltet, dass motiviert, kreativ und produktiv gearbeitet werden kann. Umfeld und Umgang bedingen dabei einander, ist sich Prof. Jan Teunen sicher:

„In Räumen, die die individuellen Bedürfnisse der Menschen berücksichtigen, gehen Menschen achtsam miteinander um, sie können ihre Potenziale entfalten und Wesentliches zur unternehmerischen, gesellschaftlichen und kulturellen Wertschöpfung beitragen. Letztendlich profitieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Unternehmer von wirksamen Räumen“.

Schaubild zum Thema Balancierte Führung

Workplace Change erweitert die Gesunde Organisation


Viele Unternehmen beklagen heute einen Verlust von bis zu 50 Prozent der Personalkosten durch Burn-out, Depressionen, innerer Kündigung und wenig optimalen Formen der Kommunikation, Zusammenarbeit und Prozessbildung.

Workplace Change – Dimensionen des Umgangs


Der Raum hat Einfluss auf den Umgang im Raum. Alle Dimensionen, die wir im Konzept der Gesunden Organisation bereits vorgedacht haben, entfalten eine Wirkung und Wechselwirkung im Raum. Im Einzelnen sind dies:

Beziehungen auf Augenhöhe:

Einzelbüros können überhebliche Beziehungen befeuern. Das Gemeinschaftsgefühl tritt in den Hintergrund, Informationen werden nicht offen ausgetauscht. Der Klassiker: die luxuriöse Chefetage, in die der Mitarbeiter aus den unteren Etagen zur Entgegennahme von „Feedback“ zitiert wird.

Gemeinschaftliche Kultur:

Um eine gemeinschaftliche Kultur zu schaffen, muss Kultur als Bestandteil des täglichen Lebens reflektiert werden. Hierarchieübergreifende Räume zum sozialen Austausch, gemeinsame Essensmöglichkeiten oder Bewegungsangebote fördern eine gemeinschaftliche Kultur.
Ein cooles Sofa bringt nichts, wenn es vermeintlich nicht genutzt werden darf, da ja der Eindruck entstehen könnte, dass man darauf nichts arbeite. Wichtig deshalb – vor allem in stark hierarchisch geprägten Unternehmen: Führungskräfte gehen mit gutem Beispiel voran und nutzen die Möglichkeiten, welche die neuen Arbeitsräume bieten.

Leistungsfähige Mitarbeiter/Innen:

Jeder Mensch ist anders. Das nennt man persönliche Präferenzen. Und jeder hat im Laufe eines Arbeitstages unterschiedliche Aktivitäten – wie konzentrierte Arbeit, Telefonieren, Gespräche etc. Das nennt man Arbeitsmodi. 
Intelligent gestaltete, multifunktionale Räume werden diesen unterschiedlichen Präferenzen und Arbeitsmodi gerecht. So entfalten Mitarbeiter volles Potenzial und Leistungsfähigkeit.

Adaptive Strukturen:

Das Unternehmen wirkt träge und reagiert nur langsam auf Marktveränderungen. Bürokratische Strukturen bestimmen den Arbeitsalltag.
Für raschen Austausch untereinander und schnelle, kompetente Entscheidungen, die nah am Markt getroffen werden, eignen sich crossfunktionale Teams in Projekt- oder Netzwerkstrukturen. 
Räume und Arbeitsplätze können dies ermöglichen. Diese Räume atmen, so dass kleinere wie auch größere Teams immer den richtigen Platz für Austausch und Miteinander finden.

Agile Prozesse:

Agiles Arbeiten benötigt Visualisierung, Iterationsschleifen und workshopähnliche Arbeitsmöglichkeiten. Mal schnell einen „Design Thinking Workshop“ oder eine Retrospektive durchführen, benötigt Platz, der oft nicht vorhanden ist und dadurch agiles, kreatives Arbeiten verhindert. 
Einzel- oder Zweierbüros sind dafür völlig ungeeignet. Größere Visualisierungen durch Scrum- oder Kanbanboards sind nur in offenen Räumen mit entsprechendem Material zu leisten.

Markt- und ressourcenorientierte Strategie:

Strategie ist die Gesamtheit aller Aktivitäten der Organisation zur nachhaltigen Erreichung des Organisationszwecks sowie der daraus abgeleiteten Ziele. Eine nachhaltige Strategie ist unglaubwürdig, wenn sie sich nur auf dem Papier, nicht aber in der Realität, bspw. durch die Nachhaltigkeit des Gebäudes, wiederspiegelt.
Der strategisch oft proklamierte Satz „Der Mitarbeiter steht bei uns im Mittelpunkt“ kann hier ebenso deutlich werden, wie eine durchdachte Kundenzentrierung, die sich im Aufbau des Gebäudes manifestiert. Auch die Wahl des Unternehmensstandorts kann ein deutliches Zeichen setzen.

Führung:

Eine Klammer um die genannten Dimensionen bildet Führung. Sie ist das Bindeglied der Dimensionen und in und mit Führung gestalten sich auch die Wechselwirkungen zum Raum

Wie gehen wir vor?


Hier setzen wir als eines der führenden Beratungsunternehmen im Bereich Veränderungsbegleitung und strategischer Personalentwicklung an. Als Bauplan steht das Konzept der Gesunden Organisation Pate für viele Transformationsprozesse, die wir mit angestoßen und begleitet haben. 

Sinn und Anliegen von Reflect ist es, Unternehmen bei der Entwicklung hin zu einer Gesunden Organisation zu unterstützen. Gesund in zweierlei Hinsicht: wirtschaftlich und menschlich. 

Der Hebel, um dies realisieren zu können, liegt in der Entfaltung des auf individueller, team- und organisationaler Ebene vorhandenen Potenzials. Die Umgebung spielt dabei eine zentrale Rolle für Wohlfühlen und Leistungsentfaltung der im Unternehmen arbeitenden Menschen. Und so entwickelt das Einbeziehen der Raumdimension die Gesunde Organisation logisch fort.

Das Erarbeiten ganzheitlicher Lösungen für Unternehmen, die die Potenziale ihrer Mitarbeiter und ihrer Kultur umfassend erschließen wollen, steht bei der Beratung durch Reflect im Vordergrund. 

Durch gezielte Reflexion entstehen neue Perspektiven und innovative Lösungen – für mehr Leistung, Gesundheit, Potenzialentfaltung und Zukunftssicherheit. Dazu braucht es den Raum – den Raum für Potenzialentfaltung.

Hören Sie dazu auch unseren Podcast, in dem Ingo Kallenbach, Geschäftsführer von REFLECT, im Telefongespräch mit VITRA aufzeigt, welche Herausforderungen sich aus dem agilen Arbeiten für Unternehmen und insbesondere für Ihre Führungskultur ergeben. 

Hören Sie hier den Podcast:

REFLECT E-Book „Organisationale Gesundheit“


Organisationen, genau wie Organismen, können kränkeln. Dies zeigt sich häufig an Symptomen, die auf eine tiefere Ursache hindeuten.

Es ist wichtig, diese Symptome zu erkennen und zu verstehen, um sich ein Bild der Krankheit zu machen und Ursachen erforschen zu können. Hier sind vor allem Verantwortliche und deren diagnostische Fähigkeiten gefragt.

So wird anhand zweier Praxisbeispiele in diesem E-Book dargestellt, wie leistungsfähige Mitarbeiter, eine partizipative Unternehmenskultur und agile Organisationsstrukturen zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit beitragen.

Initiative Officina Humana


Unsere Kompetenzen aus den langjährigen Erfahrungen mit dem Ansatz der Gesunden Organisation bringen wir in eine gemeinsame Initiative – zusammen mit unserem Partner designfunktion – ein. Diese Initiative trägt den Namen OFFICINA HUMANA.

Die Initiative Officina Humana wurde als Organisationsentwicklungsprogramm für Unternehmen vom Arbeiter-Samariter-Bund Hessen (ASB) nach einer Idee von Prof. Jan Teunen entwickelt. 

Das übergeordnete Ziel dieser Initiative ist es, aus reinen Arbeitsräumen wieder Lebensräume menschlicher Potenzialentfaltung zu schaffen. Mit Hilfe von Officina Humana sollen die Arbeitsbedingungen in deutschen Unternehmen so optimiert werden, dass der ansteigenden Zahl berufsbedingter Erkrankungen entgegengewirkt werden kann und Arbeitsräume eine Qualität bekommen, die Schöpfergeist und Kreativität anfeuern und Burn-out Risiken senken. 

„Wir sind dankbar und freuen uns, eine wegweisende Rolle bei Officina Humana zu übernehmen. In einer gesunden Organisation hängt der Unternehmenserfolg maßgeblich mit der Kultur zusammen. Die Unternehmenskultur ist unter anderem das Ergebnis balancierter Führung. Es ist daher mitentscheidend, die individuellen Stärken jeder Führungskraft und deren Mitarbeiter zu erkennen, zu fokussieren und zu fördern. So kann es Unternehmen gelingen, außergewöhnliche Leistung im Team zu erreichen und gesamtorganisationale Potenziale zu entfalten. Der Faktor Umgebung, also der Raum und die Gestaltung der Arbeitswelt, strahlt ebenso auf alle Bereiche einer gesunden Organisation aus. Dieser ganzheitliche Ansatz ist das Besondere an der Officina Humana Initiative.”
Ingo Kallenbach.

Weitere Unterstützung erfährt das Projekt durch den Förderpartner Vitra. Reflect und designfunktion wurden jeweils in einem Wettbewerb als Partner ausgewählt. Der ASB Hessen wird weiterhin im Beirat des Projekts vertreten sein. 

Der Initiator von Officina Humana, Jan Teunen, wird das Projekt weiterhin intensiv begleiten und proaktiv die Entscheider in Unternehmen auf die Notwendigkeit einer Transformation aufmerksam machen – aus ethischen, aber auch handfesten betriebswirtschaftlichen Gründen.

Mit folgenden Dienstleistungen begleiten wir Ihren Workplace Change:


  • KulturanalyseKennenlernen der bestehenden Unternehmenskultur und der gewünschten Soll-Kultur („Umgang“) im Hinblick auf die bevorstehenden räumlichen Veränderungen.
  • ZielbildworkshopZusammenführen der Vorstellungen der relevanten Verantwortlichen mit dem Ergebnis, ein klares Zielbild für die Zukunft zu entwickeln. Wichtige Dimensionen sind neben dem Raum die Strategie des Unternehmens, der strukturelle Aufbau (wer arbeitet mit wem wie zusammen?), die Prozesse sowie die Integration der Führungskräfte.
  • DatenerhebungErhebung aller relevanter (Raum-) Daten durch quantitative (Fragebogen) und qualitative (Interviews, Beobachtungen) Verfahren mit dem Ziel, eine fundierte, faktenbasierte Ausgangsbasis für das weitere Vorgehen zu schaffen.
  • Kick-off Worskhop – Präsentation der Ergebnisse aus der Datenerhebung inkl. Empfehlungen zur Priorisierung und dem weiteren Vorgehen. Konkretisierung einzelner Maßnahmen zur Zielerreichung und Abstimmung eines Fahrplans für den Gesamtprozess.
  • UmsetzungIteratives Vorgehen gemäß des abgestimmten Fahrplans zur Erreichung des Zielbilds. Enthält diverse Module, die je nach Bedarf zum Einsatz kommen.
  • Evaluation – Durch Pulschecks während des Prozesses wird immer wieder ein Abgleich erzielt, ob die Meilensteine erreicht wurden. Eine Gesamtevaluation am Ende zieht Resümée über das Erreichte und gibt zugleich Ausblick in die Zukunft und die damit verbundenen nächsten Schritte.

Ihr Ansprechpartner

Matthias Tholen